Le coffre-fort numérique est un service sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles. On peut citer : des documents administratifs dématérialisés, des factures clients dématérialisées, des factures fournisseurs dématérialisées, des relevés, des contrats de travail dématérialisés, des photos, etc. Attribuer un coffre-fort à votre interlocuteur (collaborateur, client ou autre) c’est mettre à sa disposition tous les fichiers le concernant dans un seul et même espace..
Solution cloud ou On permise de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges avec vos clients et d’automatisation de vos tâches répétitives
l’utilisation du coffre-fort numérique est aujourd’hui indispensable dans le monde de l’entreprise, surtout si celles-ci veulent être en conformité avec la législation récente en matière de protections des données personnelles (RGPD)
le coffre-fort numérique se présente comme un compte en banque en ligne où l’utilisateur s’inscrit avec un identifiant et un mot de passe.
De nos jours, en cette période de prise de conscience écologique et de valeurs environnementales et éco-citoyennes, choisir une alternative dématérialisée, c’est aussi montrer qu’on souhaite réduire son empreinte écologique puisque beaucoup moins de papier est utilisé pour la conservation et le stockage des documents, archives, brevets, fichiers, etc.
Avec la mise ne place d’un coffre-fort électronique, l’entreprise va réaliser une économie non négligeable, environ entre 10 et 30 centimes par document en moyenne. Pour le service des Ressources Humaines et pour les cabinets comptables, c’est aussi une formidable économie en termes de temps.
le 5e point positif d’utiliser un coffre-fort numérique est l’opportunité de rassembler tous vos documents, dossiers papiers, fichiers en un seul et même endroit.Le coffre-fort numérique permet un gain de place considérable : tous les documents dématérialisés et données numériques sont archivés sous format électronique en toute sécurité. En effet, plus besoin de s’éparpiller ou de prendre le risque d’égarer un carton d’archive
Le coffre-fort numérique sécurise les données, garantit la conformité, et optimise la gestion , la collaboration et le partage d’informations , renforçant ainsi la relation client et le rôle de conseil des cabinets comptables..
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