La dématérialisation est un processus clé de transformation documentaire qui vise à remplacer les supports papier par des documents numériques fiables, sécurisés et faciles à partager. Elle concerne tous les types de documents d’entreprise : contrats, devis, factures clients ou fournisseurs, bons de commande, bulletins de paie, courriers administratifs, rapports internes, etc.
En d’autres termes, il s’agit de convertir les informations physiques en données numériques exploitables, tout en garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur valeur juridique.
Ces deux notions sont proches mais complémentaires.
– La dématérialisation concerne la conversion des documents papier (scans, fichiers PDF, images, etc.) vers un format électronique structuré. Elle permet de centraliser et sécuriser les documents dans un système de GED (Gestion Électronique de Documents) ou un SAE (Système d’Archivage Électronique).
– La digitalisation, quant à elle, vise à automatiser les processus métiers autour de ces documents (validation, signature, envoi, archivage) à l’aide de solutions numériques intégrées.
La dématérialisation transforme vos archives, tandis que la digitalisation transforme vos méthodes de travail.
La mise en place d’une démarche de dématérialisation répond à plusieurs objectifs :
La première étape dans une gestion d’un projet de dématérialisation efficace et réussite consiste à bien qualifier et identifier les besoins et comprendre les avantages de la dématérialisation des dossiers et des documents et des archives physique
2.1 - Tri et organisation des dossiers et des documents : avant de procéder à la dématérialisation de vos documents et vos dossiers administratifs, impliquer votre prestataire de la solution dans la phase d’étude et prendre le temps nécessaire pour trier vos documents papier et éliminer ceux qui sont obsolètes ou sans valeur. L’étape de nettoyage permet de réduire la quantité de documents à numériser, permet ainsi d’économiser du temps et de l’espace de stockage numérique. Une fois le tri terminé, déterminer le plan classement méthodique en classant les documents par type document, par catégories ou par dossier pour faciliter la création des règles de classements numérique.
2.2 - Préparation Scanners et logicielle
Réaliser un audit de contrôle des dossiers numérisés :
Le contrôle qualité s’effectue tout au long de la phase de projet par une équipe dédiée.
Des échantillons de documents numérisés et indexés sont régulièrement vérifiés afin de garantir la conformité, la lisibilité et la cohérence des données.
La dématérialisation et l’archivage numérique apportent de réels avantages : une meilleure organisation, un gain de temps et une réduction des coûts liés au papier. Cependant, la réussite d’un projet de dématérialisation ne dépend pas uniquement de la technologie utilisée, mais surtout de la préparation et de l’accompagnement. Pour bien réussir, il est recommandé de commencer par un projet pilote. Cette première étape vous permettra de tester les outils, d’ajuster les processus et d’impliquer vos équipes dans de bonnes conditions. Prenez également le temps de former les utilisateurs : la compréhension des outils et des nouvelles pratiques est essentielle pour garantir une adoption durable et efficace. En suivant ces bonnes pratiques, vous poserez les bases d’une gestion documentaire moderne, sécurisée et pérenne, au service de la performance et de la simplicité. .
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