MA2I propose la meilleure solution de capture et de numérisation destinée aux entreprises qui traitent de gros volumes d'archives ,de formulaires et documents papier, tels que des contrats ,factures Fournisseurs et factures clients, et qui recherchent un moyen d’automatiser la capture de texte sur leurs documents.Nous proposons plusieurs mécanismes pour exporter les données capturées , vers d’autres programmes de base de données et même directement vers des systèmes ERP et comptables.
Notre solution s’interface avec tous types de scanners pour numériser et capturer vos documents (PDF, JPG, TIFF…). Elle extrait automatiquement les données.
Technologie de reconnaissance automatique des documents : le logiciel de capture est capable de reconnaître la mise en page correcte de document numérisé.
Chaque Index extrait a un niveau de confiance ; en cas de doute, l’utilisateur peut intervenir manuellement pour corriger avant l’archivage.
La solution supporte le scanning direct (via TWAIN/WIA), l’import de fichiers électroniques , des emails, ce qui permet d’ingérer des documents depuis diverses sources. La vérification manuelle de la capture des données peut être configurée via une interface utilisateur pratique, afin de réduire davantage le taux d’erreur.
Une fois les données extraites, elles sont converties en métadonnées attachées aux documents dans la GED, facilitant la recherche instantanement, le classement et l’indexation.
Les informations capturées peuvent être exportées en formats standard (XML, base de données) ou directement vers des systèmes comptables/ERP, facilitant l’automatisation du flux document-données.
Cette étape consiste à identifier, classer et trier les dossiers et documents physiques selon leur type, leur typologie et leur niveau de priorité et de confidentialités. L’objectif est de regrouper les documents homogènes (par service, dossier, année, type de pièce, etc.) afin de faciliter la numérisation , le classement et la recherche future.
Chaque dossier et type de document reçoit une codification unique par QR code par exemple (code dossier, catégorie, sous-catégorie, date, etc.) selon un plan de classement normalisé. Cette étape garantit une traçabilité optimale et une indexation cohérente dans la solution GED .
Les documents triés sont numérisés en masse à l’aide de scanners professionnels.Nous vous accompagenons a la mise en place de scanners adaptés à vos volumes (scanners feuilles, scanners de production, etc.). Le système de capture applique ensuite une indexation automatique via OCR et métadonnées : numéro de dossier, type de document, client, date, etc. Cette automatisation permet un gain de temps important et une réduction des erreurs humaines..
Chaque lot numérisé fait l’objet d’un contrôle qualité rigoureux : Vérification de la lisibilité, de la complétude et du bon ordre des pages. Validation des métadonnées et des index. Correction manuelle des anomalies avant intégration dans la GED
Spécialiste en gestion électronique des documents (GED) et intégrateur de solutions innovantes, nous intervenons à chaque étape de votre projet : analyse, déploiement, numérisation et intégration dans vos systèmes ERP et comptables..
MA2i accompagne les entreprises dans leur transformation numérique à travers la dématérialisation et la gestion intelligente de leurs documents.
En partenariat avec FileHold ,Nous offrons des solutions puissantes et flexibles selon vos besoins qui s’intègrent parfaitement à votre écosystème numérique, pour une gestion documentaire fluide, connectée et zéro papier..
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