Le coffre-fort numérique est une solution sécurisée pour archiver, indexer et retrouver vos documents confidentiels. On peut citer : des documents administratifs dématérialisés, des factures clients dématérialisées, des factures fournisseurs dématérialisées, des relevés, des contrats de travail dématérialisés, des photos, etc. Attribuer un coffre-fort à votre interlocuteur (collaborateur, client ou autre) c’est mettre à sa disposition tous les fichiers le concernant dans un seul et même espace..
De nos jours, en cette période de prise de conscience écologique et de valeurs environnementales et éco-citoyennes, choisir une alternative dématérialisée, c’est aussi montrer qu’on souhaite réduire son empreinte écologique puisque beaucoup moins de papier est utilisé pour la conservation et le stockage des documents, archives, brevets, fichiers, etc.
Avec la mise ne place d’un coffre-fort électronique, l’entreprise va réaliser une économie non négligeable, environ entre 10 et 30 centimes par document en moyenne. Pour le service des Ressources Humaines et pour les cabinets comptables, c’est aussi une formidable économie en termes de temps.
le 5e point positif d’utiliser un coffre-fort numérique est l’opportunité de rassembler tous vos documents, dossiers papiers, fichiers en un seul et même endroit.Le coffre-fort numérique permet un gain de place considérable : tous les documents dématérialisés et données numériques sont archivés sous format électronique en toute sécurité. En effet, plus besoin de s’éparpiller ou de prendre le risque d’égarer un carton d’archive
Le coffre-fort numérique sécurise les données, garantit la conformité, et optimise la gestion , la collaboration et le partage d’informations , renforçant ainsi la relation client et le rôle de conseil des cabinets comptables..
Oui, parfaitement.C’est l’un de ses atouts majeurs.
Le coffre-fort électronique se connecte facilement à vos solutions déjà en place :
logiciels RH
ERP
systèmes GED / ECM
outils comptables
plateformes collaboratives
portails clients
Aucune modification lourde n’est nécessaire :
il s’ajoute naturellement à votre écosystème numérique et renforce vos workflows existants.
Un coffre-fort électronique est une plateforme numérique sécurisée permettant de :
Classer les bulletin de paie , les documents sensibles et confidentiels,
Garantir leur intégrité dans le temps
Contrôler l’accès et les permissions
Assurer une traçabilité complète de toutes les actions
Automatiser le classement ,l'archivage et le partager en toute securité avec les collaborateurs
Il répond à des normes strictes et reconnues ( ISO 27001, RGPD),
Parce que la transformation digitale ne se résume pas à l’automatisation des processus : elle doit aussi garantir la sécurisation, la conservation et la protection de vos informations. Le coffre-fort électronique apporte de véritables avantages : ✔️ une gouvernance documentaire solide et maîtrisée ✔️ une conformité juridique assurée et durable ✔️ une diminution significative des coûts liés à l’archivage ✔️ un contrôle complet et sécurisé sur l’ensemble de vos données Un véritable pilier pour toute organisation souhaitant rester moderne, agile et pleinement conforme.
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