Qu’est-ce que la gestion du courrier ?

La gestion du courrier sortant, entrant et interne en entreprise regroupe l’ensemble des opérations liées à la réception, au tri, au traitement, à l’envoi et à l’archivage des courriers — qu’ils soient physiques ou électroniques..

Elle vise à assurer une circulation fluide et sécurisée de l’information au sein de l’organisation.

Ce service peut être pris en charge en interne par une équipe dédiée ou externalisé auprès d’un prestataire spécialisé.

Il couvre aussi bien le courrier entrant (documents reçus) que le courrier sortant (documents envoyés), quels qu’en soient la nature ou l’objectif : administratif, commercial, juridique ou financier..

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Pourquoi mettre en place une solution de GEC ?

La GEC ne se limite pas à la simple numérisation du courrier. Elle apporte une véritable transformation des processus documentaires au sein de l’entreprise. Parmi les principaux avantages :

Centralisation du courrier : tous les échanges sont regroupés dans un même espace numérique.

Gain de temps : les documents sont transmis instantanément aux services concernés.

Traçabilité totale : chaque courrier entrant ou sortant est suivi depuis sa réception jusqu’à sa validation.

Réduction du papier : la dématérialisation réduit les coûts d’impression et d’archivage.

Amélioration de la collaboration : les mémos internes circulent plus rapidement entre départements.

En somme, la GEC favorise une communication fluide, transparente et efficace, tout en renforçant la sécurité des données.